COACHING in Project Management ©
* COACHING INSTITUTE www.coach.ro
* dr. Horea MURGU –
* tutor PM la CODECS -
Delegare si/sau Coaching
* Contributii la dezvoltarea si motivarea resursei umane in Proiecte
Delegare/Coaching in contextul de mai sus
* “A delega inseamna sa conferiti autoritate si responsabilitate unei alte persoane, pentru realizarea unei sarcini clar definite si convenite de comun acord, sub controlul dumneavoastra, cu asumarea de catre dumneavoatra a deplinei responsabilitati privind succesul indeplinirii sarcinii respective.”
* (“Delegation is entrusting authority and responsibility to another to complete a clearly defined and agreed task under your supervision, while retaining your overall responsibility for the success of the work.”)
* “Coaching inseamna disponibilitatea sa oferiti feed-back si incurajare, co-participare la dialogul personal al fiecarui membru al echipei, pentru a ajuta oamenii sa invete singuri, sa se perfectioneze, folosidu-si optim resursele proprii, facand efectiv cat mai bine un anume job.”
* (“Coaching is the provision of guidance and encouragement to help people to learn for themselves by doing the job.”)
“Parghia delegarii” traditionale
Beneficii COMPANIE, atunci cand folosim delegare si coaching
* Reducerea costurilor (delegarea si coaching-ul – componenta subtila a cresterii productivitatii si
reducerii costurilor)
* Echipele devin mai flexibile, se descopera talente noi
* Se dezvolta/perfectioneaza lucrul in echipa
* Se echilibreaza incarcarea cu efort a fiecaruia
* Contribuie la mentinerea celor performanti si dezvoltarea celor mai putin performanti (economii HR)
* Dezvolta o forta de munca mai puternica, mai apta sa aleaga, sa riste, sa abordeze solutii/drumuri
noi
* Contribuie la imbunatatirea comunicarii in organizatie
* Ajuta la descentralizarea teritoriala, geografica, ...
* Creste eficienta componentei “customer service”
Beneficii STAFF
* Oportunitati de dezvoltare individuala
* Se simt pur si simplu: bine, utili, valorosi!
* Job-urile se imbogatesc ca arie si profunzime, devin mai interesante
* Ofera potential si solutii pentru dezvoltarea initiativei, a inovarii
Beneficii MANAGERI
* Economie de timp; diminuarea stresului
* Realizari directe (personale) si indirecte (prin staff)
* Imbogatirea stimei fata de propria persoana (eliminam costuri ascunse!)
* Punerea in lucru a doua competente manageriale esentiale, critice, in organizatii moderne
* Timp si energie pentru task-uri interesante!
Ingrijorarile traditionalistilor
* Mangerii pierd de sub control job-uri placute lor!
* Riscul pierderii controlului asupra intregului proces?
* Mangerii pot face ei insisi mai repede si mai bine...!?
* Consumam timp cu o noua paradigma! Teama de nou!
* Staff-ul nu este suficient de capabil si/sau experimentat.
* Consumam timp cu formarea noilor deprinderi generate prin coaching! (realocarea task-urilor va
ridica noi ...)
* Staff-ul va avea sentimentul ca fac munca managerilor
* Staff-ul va cere cresterea salariilor (bonus – da, daca este posibil, dar in functie de rezultate si nu
de efort)
* Staff-ul poate ridica obiectii privind impactul programului asupra vietii lor private
Abilitati de Coaching in M P
* ASCULTATI, mai mult decat sa VORBITI
* OBSERVATI, mai mult decat sa FACETI pur si simplu
* INTREBATI, mai mult decat sa RASPUNDETI la orice provocare
* CALAUZITI, MONITORIZATI, mai mult decat sa CONTROLATI
* Sprijiniti clarificarile pentru DE CE, mai mult decat sa indicati CE E de facut
* PUNCTATI PROVOCARILE, mai mult decat sa le REZOLVATI problemele
* LAUDATI, mai mult decat sa CRITICATI
* SUGERATI, mai mult decat sa DATI VERDICTE si JUDECATI (etichete)
si...
* Oferiti FEEDBACK: LA OBIECT, POZITIV, CLAR!
Pozitionari - Factori pentru un bun coaching
* o relatie “unu-la-unu” intre partenerii procesului
* incredere si respect reciproc
* perseverenta de a consuma timp in acest proces
* acordul ca partile sa se comporte la cel mai ridicat nivel al competentei profesionale pentru reusita
proiectului
* abilitati, competente si experienta de comunicare
* atitudinea (pozitiva sau chiar negativa, afirmata insa deschis) fata de coaching si invatare
deschisa
* asteptari clare, definite, pastrate mereu in fata
* adaptarea la stiluri de invatare preferate
* asumarea complexitatii sarcinii
Coaching-ul, ca Proces…
* Observati!
* Ascultati!
* Intrebati!
* Incurajati!
* Invatati din greseli!
* Evaluati consecintele!
* Laudati!
INAINTE…
* Identificati oportunitati de coaching (un nou venit; o functie noua; un nou soft; un nou proiect, sistem, proces; o problema critica; bugetul anual; o performanta individuala sub standarde…)
* Ganditi asupra celor mai adecvate stiluri de invatare (activ; reflexiv; teoretic; pragmatic…)
IN TIMPUL…
* Explorati impreuna chestiuni conexe sarcinii (comunicati; creati siguranta ca nu raman “suspendati”, “izolati”; v. delegarea ca proces…)
* Conveniti, de comun acord, obiective (legate de sarcina specifica; legate de ce doriti sa se invete)
* Delegati sarcini (v. delegarea ca proces)
* ASUMATI-VA ROLUL PROACTIV (coaching-ul, ca stare interioara…)
* “Pastrati mingea in terenul celuilalt” (lasati-i sa faca!)
* Evaluati impreuna (intrebati, faceti-i sa gaseasca solutiile ei insisi; incurajati; comentati succesele si erorile)
* Oferiti-va reciproc feedback
* Revedeti impreuna etapele proiectului
* Rafinati (daca este nevoie) obiectivele (lasati spatiu pentru reglaj fin)
DUPA…
* Lessons LEARNED...
* Evaluati (rezultate, metode…; evaluati calitatea produsului final; evaluati si calitatea procesului invatarii)
* Recapitulati (ce a mers, ce n-a mers…)
* INVATATI! COMUNICATI ! IMPARTASITI!
TEHNICI DE COACHING
1. INTREBARI:
* Intrebari “deschise” (Ce s-a intamplat? Imi poti da un exemplu? Ce altceva s-ar mai putea face?…)
* Intrebari “inchise” (raspunsuri “da/nu”; obtinerea unor informatii specifice; confirmarea unei solutii; eliminarea unei optiuni; insistarea pe detalii)
* Intrebari exploratorii (Ce poti face tu pentru a rezolva aceasta situatie? Ce spuneai despre livrari? X a exclus orice discutie ulterioara sau a lasat vreo portita deschisa?)
* Intrebari ipotetice (Ce-ai face diferit data viitoare? Sa presupunem că ai proceda astfel. Care ar fi consecintele pentru departament? n.b. - se recomanda utilizarea lor cu atentie)
* De evitat: intrebari tendentioase (Nu crezi ca… Presupun ca vei proceda la… Esti de acord cu mine ca…)
* De evitat: intrebari multiple (Crezi intr-adevar ca vor fi de acord cu acest contract sau vor face concesii in punctele c, e, h?…)
* De evitat: intrebari sententioase (N-ai vrut sau n-ai putut sa spui ce-ar fi trebuit spus? Iti dai seama cat ne costa aceasta solutie propusa de tine?)
2. ASCULTARE ACTIVA:
* Taceri
* Parafrazari
* Sintetizarea in/cu cuvinte proprii
* “Limbajul trupului”
* Punctuatii, Exclamari
* Mentinerea contactului vizual
* Repetarea unor cuvinte-cheie (semnificative)
* Intreruperea interlocutorului cand nu intelegeti sau ati pierdut firul
3. OBSERVARE privind:
* Rezultate
* Proces
* Comportamente / Atitudini
4. ACORDUL ASUPRA OBIECTIVELOR CONVENITE [3M: Manageable, Measurable, Meaningful]
* CE? (sarcina de executat)
* CUM? (procesul, metoda)
* CîND? (termenul de predare)
5. Asistarea la DIALOGUL propriu al celui ghidat (INTERVIEVAREA activa)
6. Asistenta la NEGOCIEREA cu “valorile” sale
7. Asistenta la consolidarea CONVINGERILOR
8. RECOMPENSARE
* Recunoasterea meritelor (in public; in particular; in scris; simbolic…)
* Multumiri
* Cadouri simbolice
* Pizza party
* Lunch, dinner
* Timp liber
9. ATITUDINE PERSONALA
* Respect
* Incredere
* Sinceritate
* Entuziasm
* Empatie
* Interes
* Rabdare
* Generozitate
10. FEEDBACK…
Recomandari
* Identificati oportunitati pentru delegare-coaching!
* Asigurati intelegerea completa a asteptarilor reciproce
* Delegati sarcini complete, nu fragmente de sarcini! [1]
* Implicati si Informati, pentru atingerea obiectivului! (joc de cuvinte “eye to eye ® goal”)
* Lasati-i sa termine sarcina delegata! (a lua inapoi nu e bine!)
* Folositi delegarea si coaching-ul ca factori motivanti!
* Permiteti erori si invatati din ele. Evitati “dezastrele”!
* Laudati in public, admonestati intre “patru ochi”!
* Spuneti “multumesc”! [2]
* Respectati-i ca oameni pe cei carora le delegati sarcini!
* Folositi orice proces delegare-coaching ca pe o experienta de invatare continua!
* Puneti in practica teoria parghiei de gradul II si/sau III!
* [1] “If a project is large then different parts, complete in themselves, can be delegated to different people as a team effort. Delegation is about giving them the responsibility to complete the job successfully without grabbing it back for a while.” (Atherton, lucr. cit., p. 153)
* [2] “Be genuine in your thanks, especially when effort has been great and results not so great. That is when they most need your thanks.” (Atherton, lucr. cit., p. 155)
Observaţii empirice (...axiome NLP), premize NLP pentru coaching
* Harta nu e Teritoriul
* Experienta are o structura, discernabila
* Mintea si corpul sunt parti ale aceluiasi sistem
* Nu exista esec ci doar feedback
* Daca nu obtii raspunsul corect facand ceva, atunci incearca altceva, dar fa ceva
* Oamenii comunica simultan pe nivel constient si pe nivel subconstient
* Capacitatea de a schimba modul in care percepi realitatea este mai valoroasa decat capacitatea de a schimba insusi contextul exterior
* In orice sistem elementul cel mai flexibil are cea mai mare influenta
* Daca cineva poate face ceva oricine poate invata sa facă acel lucru
* Orice comportament – in anumite situatii suparator, a fost candva valoros (eficient), intr-un anumit context
* In spatele oricarui comportament se ascunde o intentie “pozitivt, afirmativt”. Nimeni nu poate actiona eficient bazandu-se pe o negatie
* Scopul comunicarii este in orice caz un Raspuns. Orice ai face, comunici.
* Rezistenta la schimbare este rezultatul lipsei de flexibilitate în comunicare. Nu poti esua in a comunica.
* Oamenii au in ei toate resursele necesare pentru a realiza ceea ce ei insisi isi pot propune
“There is nothing new in art except talent...”
* Coachul este un garant al procesului de schimbare prin care trece clientul si nu al continutului schimbarii >> nu e consultanta
* Coachul este un insotitor de parcurs, nu un sfatuitor. Recomanda optiuni si e atent la oportunitatile generate de alegerile clientului >> nu e consilier
* Coachul invata impreuna cu clientul sau. Nu are ceva de predat sau de expus. Poate ajuta la structurari, inclusiv de cunostinte >> nu e trainer
* Coachul este orientat catre ceea ce clientul percepe ca important si urgent pentru dezvoltarea sa - dar nu este un terapeut
* Coachul foloseste si integreaza informatiile noi pentru client, dar nu se rezuma la invatarea experientiala, reviewing, nici macar ca un antrenor sportiv
* Coachul pune intrebari!!! ..... de multe ori si relativ des despre VIZIUNE, VALORI si NEVOI ale clientului, clarificand cu acesta cum le vede in etapa actuala, ajutandu-l sa-si utilizeze resursele proprii – uneori nestiute de el si sa se motiveze profund pentru telurile sale: sa-si traiasca intentiile!
Activitati, Proiecte, Intreprinderi umane
* Informare / Cercetare
* Inovare
* Promovare
* Dezvoltare
* Organizare
* Productie
* Monitorizare si Control
* Intretinere
* Coordonare
Tipuri Temperamentale / Roluri
* Creator-Inovator: orientat spre viitor, novator, independent; reactiv la norme rigide
* Explorator-Promotor: “avocatul schimbarii”, energic, eficient in relatii, strateg; dependent de incurajarea grupului, reactiv daca aceasta nu e permanenta si neconditionata
* Evaluator-Dezvoltator: analitic, atent la constrangeri si riscuri, realist in proiectare; reactiv la sarcini de rutina
* Propulsor-Organizator: eficient, responsabil privind termene si bugete, planificat; reactiv la nerecunoasterea echipei
* Finalizator-Producator: practic, sistematic, rabdator la actiuni de rutina; reactiv la schimbari bruste
* Controlor-Inspector: practic, sistematic, culege si structureaza informatii, reactiv la schimbari bruste de valori
* Sustinator-Mentinator: ajuta acolo unde regaseste Valorile sale, are convingeri puternice e bun sfatuitor; reactiv la principii noi si schimbari de valori
* Informativ-Consilier: culege si interpreteaza structurand informatii, se asigura cand ia decizii, dezamorseaza conflicte usoare; reactiv de fapt la stari conflictuale
Există deci “nevoi constante” de coaching pentru:
* Comunicare, relationare, gestiune de timp
* Gestionarea schimbarii din prezent
* Supraincarcarile
* Demotivarea
* Accelerarea ritmului
* Construirea unei Viziuni impartasite
* Gestionarea unor situatii de stres (renuntari, pedepse, restructurari)
Exista insa si “rezistenta clasica” la coaching
* Lipsa de timp pentru ceva “impalpabil”
* Lipsa de convingere ca “foloseste” efectiv
* Convingerea ca problema e in alta parte
* Cinism si Resemnare
* Spaima de a oferi “intimitatea” catre un strain pus sa … “supravegheze”
* Lipsa de incredere in fortele proprii
Există “rezistenta activa” la coaching
* Controlul si impunerea sunt “solutia”
* Nimeni nu e “de neinlocuit”. Schimbam oamenii fiindca avem de unde...
* “Cultura de la noi” … din Romania..., ne trebuie doua generatii...
* Pana acum am reusit fara coaching, de ce n-am reusi si de acum incolo
* Sa invete mai intîi sa faca ce le spun eu sa faca
Indrumarea Sistemelor Proiect
* Fazele Sistemelor Proiect si stilurile de management-coaching
* Indicatorii de coaching in Sistemele Proiect
CONCEPTIE: CONSOLIDARE EXPANSIUNE DISTANTARE
